導(dǎo)讀：中國(guó)民營(yíng)企業(yè)目前存在的最大的問(wèn)題是執(zhí)行問(wèn)題，制度不少，要求不少，說(shuō)得不少，就是不做，或做什么都打折扣。所以現(xiàn)在不少老板都要請(qǐng)大師，教授來(lái)授課，大談特談執(zhí)行力，但工廠的執(zhí)行力不見(jiàn)增長(zhǎng)。為什么執(zhí)行這么難呢？
他們不知道如何做嗎？不是的。企業(yè)在執(zhí)行力問(wèn)題上犯了兩大錯(cuò)誤：一是習(xí)慣用感覺(jué)評(píng)價(jià)執(zhí)行力“還可以、差不多、很好……”；第二個(gè)也是最大問(wèn)題是員工沒(méi)有執(zhí)行的習(xí)慣。我們朗歐企管通過(guò)幾十家企業(yè)駐廠咨詢實(shí)戰(zhàn)總結(jié)出提高執(zhí)行力首先要將執(zhí)行力量化，其次通過(guò)稽查（檢查）的方式來(lái)改變員工的作業(yè)習(xí)慣，最終提升執(zhí)行力。如何將執(zhí)行力進(jìn)行量化的課題我們?cè)谕谝呀?jīng)做過(guò)探討，本文重點(diǎn)探討稽查在企業(yè)里面推行的具體步驟。
當(dāng)我們有了將執(zhí)行力進(jìn)行量化的管理思想，并且明確通過(guò)稽查來(lái)提升我們的執(zhí)行力以后，緊接著就是如何推行提升執(zhí)行力的具體動(dòng)作了，從思想到方法，從方法到工具，形成一套操作性極強(qiáng)的管理機(jī)制。下面我們就如何推行稽查的具體動(dòng)作與大家進(jìn)行分享：
第一步：在稽查之前，首先要確定稽查依據(jù)（也就是流程梳理，流程卡的制定）。
稽查也不是憑空去查，我們朗歐企管實(shí)實(shí)在在經(jīng)歷了很多企業(yè)的管理變革，我們認(rèn)為，如果稽查沒(méi)有流程依據(jù)，最終也會(huì)變成針對(duì)人的管理活動(dòng)，也會(huì)變成憑感覺(jué)去做。
因此，流程梳理、流程卡的制定變得尤為重要。
朗歐企管進(jìn)駐企業(yè)后，除了前期的調(diào)研，我們還會(huì)針對(duì)企業(yè)具體做一些流程節(jié)點(diǎn)的設(shè)置，通過(guò)流程卡這個(gè)工具，卡具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、具體動(dòng)作。
流程卡跟ISO流程文件的不同點(diǎn)在于，流程卡有三要素：標(biāo)準(zhǔn)、制約、責(zé)任。標(biāo)準(zhǔn)：指的是動(dòng)作標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)，就是怎么做；制約：指的是要有監(jiān)督、檢查的主體；責(zé)任：指的是沒(méi)有按標(biāo)準(zhǔn)做要承擔(dān)什么樣的責(zé)任。這三個(gè)要素缺一不可。
每個(gè)流程卡的標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中要有明確的責(zé)任人、完成時(shí)間、明確的動(dòng)作，我把這個(gè)稱之為小三要素：誰(shuí)？什么時(shí)間？做什么動(dòng)作？
關(guān)于流程卡如何制定的話題在往期的文章中也已經(jīng)做了詳細(xì)講授，在本本就不做贅述了。
下面我們接著看稽查運(yùn)作六步曲的第二步動(dòng)作。
第二步：成立稽查中心/稽查部，招聘專職的稽查員
根據(jù)企業(yè)的規(guī)模不同，至少招聘兩名稽查員，稽查員比例為企業(yè)總?cè)藬?shù)的1%，當(dāng)然有些不同的行業(yè)些許會(huì)有些變化。
這個(gè)時(shí)候，很多的老板、高管都會(huì)算一筆帳，我們成立稽查中心，招了幾名稽查人員，這幾名稽查員還需要支付工資，這無(wú)疑增加了企業(yè)的成本，而且這幾個(gè)人還沒(méi)有直接為生產(chǎn)制造提供操作性的服務(wù)，而是全職地來(lái)進(jìn)行檢查工作，劃算嗎？很多老板、高管會(huì)在這個(gè)問(wèn)題上打一個(gè)大大的問(wèn)號(hào)。
劃不劃算？合不合理呢？下面我想通過(guò)我們熟悉的龍舟比賽來(lái)看看這個(gè)問(wèn)題，因?yàn)槲矣X(jué)得有很多的相似之處。
我們都知道每年全國(guó)各地都會(huì)有劃龍舟比賽，我在廣州，每年的端午節(jié)就會(huì)看到廣州很多地方會(huì)組織劃龍舟這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)。我們可以看到龍舟上有很多的人在劃船，而船頭有一名鼓手，船尾有一名舵手。從表面上看這名鼓手和舵手并沒(méi)有拿著漿在劃著龍舟，而這兩個(gè)人本身又有一定的重量，會(huì)成為此條龍舟上的“負(fù)擔(dān)”，但可以去掉這兩個(gè)人嗎？答案是否定的，因?yàn)槲覀兩钪@名鼓手和舵手的重要性。
這個(gè)情景又何嘗不如同很多企業(yè)家的思考呢？那個(gè)拿著漿在拼命劃船的就相當(dāng)于我們企業(yè)的很多的生產(chǎn)及為生產(chǎn)服務(wù)的相關(guān)人員，而這名鼓手和舵手相當(dāng)于職能部門人員包括稽查員。我想我們的企業(yè)家們肯定不會(huì)給這名鼓手和舵手一人給一支漿讓他們也去劃船。但在實(shí)際的企業(yè)管理中我們卻會(huì)經(jīng)常在這些方面判斷失誤。
在這里可以將這兩名鼓手和舵手看成稽查員，稽查員的作用就是通過(guò)抓執(zhí)行來(lái)保證企業(yè)流程制度運(yùn)作從而保證組織效率的提升。稽查部的成立相當(dāng)于是古代的欽差制度，相當(dāng)于現(xiàn)在十八大以來(lái)中央設(shè)立的巡視組。
那么究竟稽查中心成立后應(yīng)當(dāng)放在組織架構(gòu)中的什么位置呢？
在組織架構(gòu)上，稽查員是直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)的，也就是行政權(quán)力上稽查員是直接歸總經(jīng)理管理。就像國(guó)家的巡視組直接歸中央直接管理，不歸地方管理。
在這里需要強(qiáng)調(diào)的是，稽查員直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)，并不意味著稽查員有行政管理權(quán)，稽查員具備的不是行政管理權(quán)而是知情權(quán)。就跟我們現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中的記者一樣，記者擁有的是知情權(quán)。所以，稽查部、稽查員在組織架構(gòu)上雖然放在總經(jīng)理下面，但并不意味著他對(duì)所有人行使行政管理權(quán)，而是有知情權(quán)，即有權(quán)力去檢查每個(gè)人的工作完成情況。
稽查部的設(shè)立，招聘稽查員，是解決老板精力不夠，沒(méi)有時(shí)間事事親臨現(xiàn)場(chǎng)的最好方法。通過(guò)稽查員企業(yè)高層可以第一時(shí)間了解一線情況，第一時(shí)間對(duì)各項(xiàng)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行了解?；閱T充當(dāng)了老板的眼睛和耳朵。這樣有助于老板了解企業(yè)內(nèi)部許多具體繁雜的事物，為企業(yè)高層做出準(zhǔn)確的判斷和決策提供有效的依據(jù)。每天檢查，長(zhǎng)此以往，企業(yè)里會(huì)形成都以事情為導(dǎo)向，就事論人的企業(yè)文化。
第三步：對(duì)稽查人員進(jìn)行培訓(xùn)
1. 自身習(xí)慣的培訓(xùn)
稽查部/稽查中心是一個(gè)新成立的部門，稽查員做為一個(gè)新的崗位，在企業(yè)屬于“新生事物”，對(duì)于招聘的稽查員的要求來(lái)講，首先是要做到的是剛正不阿，敢講真話，要有很強(qiáng)的原則性，其次才是其專業(yè)性。
稽查員的來(lái)源主要以企業(yè)內(nèi)聘為主，從原來(lái)的一線管理崗位選取，甚至可以將級(jí)別下放到一線優(yōu)秀員工當(dāng)中去選取。那么這幾名稽查員到崗以后，首先要做的就是對(duì)這幾名稽查員進(jìn)行進(jìn)行培訓(xùn)，因?yàn)檫@些稽查員基本上都來(lái)自于企業(yè)，身上本身也有之前的一些不好的工作習(xí)性。朗歐老師進(jìn)駐以后通常會(huì)采取跟老師一個(gè)辦公室辦公或者前期進(jìn)行一個(gè)月的軍訓(xùn)，通過(guò)簡(jiǎn)單的軍訓(xùn)來(lái)培養(yǎng)這幾名稽查員本身的服從性、原則性。
2. 稽查流程，稽查方法的培訓(xùn)
將稽查流程進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，稽查是提升執(zhí)行力的部門，主要任務(wù)是檢查其它所有部門的流程執(zhí)行情況，因此，自身的運(yùn)作流程尤為關(guān)鍵，只有自身的流程完善了，才能“己正正人”。除此之外，還要對(duì)稽查員進(jìn)行一些稽查方法的培訓(xùn)。
3. 稽查的四項(xiàng)原則：
原則1：不查清原因不放過(guò)（找到問(wèn)題的真正原因，用事實(shí)說(shuō)話）；
原則2：不分清責(zé)任不放過(guò)（責(zé)任細(xì)化到個(gè)人，一對(duì)一糾責(zé)）；
原則3：不采取措施不放過(guò)（追蹤改善措施必須到位）；
原則4：不嚴(yán)肅處理不放過(guò)（將處理結(jié)果落實(shí)到位）。
第四步：稽查工作開(kāi)始前的準(zhǔn)備
1、稽查相對(duì)應(yīng)的流程制度：稽查的對(duì)象是公司的流程制度等相關(guān)文件，當(dāng)然也包括會(huì)議決議、任務(wù)書內(nèi)容、下司下達(dá)的任務(wù)等。所有形成稽查任務(wù)的文件必須有明確的責(zé)任人、明確的動(dòng)作、明確的完成時(shí)間、明確的責(zé)任承擔(dān)，只有這樣，稽查員才能依“法”行事。
2、相關(guān)表單：包括《稽查任務(wù)書》、《稽查日工作記錄表》、《稽查獎(jiǎng)懲單》、《整改通知書》、《稽查戰(zhàn)報(bào)》等，檢查完后即做好相關(guān)記錄。
3、取證設(shè)備：稽查員應(yīng)當(dāng)攜帶相機(jī)等記錄設(shè)備，根據(jù)不同的稽查對(duì)象可以攜帶不同的工具，總之我們稽查時(shí)一定需要形成記錄，就像公安執(zhí)法過(guò)程需要記錄儀一樣，記錄相關(guān)證據(jù)，為呈現(xiàn)事實(shí)找到事實(shí)依據(jù)。
第五步：開(kāi)展稽查工作及注意點(diǎn)
有了前面的四步完成以后，接下來(lái)就是運(yùn)用前面所有的工具去到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，在檢查的過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：
1. 發(fā)現(xiàn)事實(shí)為基礎(chǔ)
稽查員的首要職責(zé)是尊重事實(shí)，執(zhí)行與否必須是了解到的真實(shí)情況，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，也必須得如實(shí)反映。不能用經(jīng)驗(yàn)來(lái)做判斷，用道德和價(jià)值來(lái)做評(píng)價(jià)，一切的檢查都是單純的檢查，以發(fā)現(xiàn)事實(shí)來(lái)進(jìn)行。
2. 現(xiàn)場(chǎng)取證是關(guān)鍵
稽查員在稽查的過(guò)程當(dāng)中，一定要去到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行稽查，不能坐在辦公室“道聽(tīng)途說(shuō)”進(jìn)行稽查。檢查過(guò)程中要如實(shí)地做好相關(guān)取證工作，例如：?jiǎn)T工沒(méi)有按操作動(dòng)作進(jìn)行操作，可以進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)錄像，如果管理人員沒(méi)有按照要求填寫報(bào)表，可以進(jìn)行拍照取證等等。
3. 實(shí)時(shí)記錄是核心
每次稽查完以后，都需要將稽查記錄如實(shí)地填寫在《稽查日工作記錄表》上，而且每周要進(jìn)行匯總，企業(yè)管理軟件系統(tǒng)里面支持的，要及時(shí)將稽查結(jié)果錄入軟件系統(tǒng)，形成組織記憶。俗話“好記性比不上爛筆頭”，在企業(yè)里做管理也是一樣，所有的記錄都是回歸事實(shí)，情景再現(xiàn)的最好工具，沒(méi)有記錄，就只能憑記憶和經(jīng)驗(yàn)，就不利用做出正確的決策和判斷。
第六步：稽查結(jié)果的運(yùn)用
當(dāng)稽查出每份文件，每個(gè)人的執(zhí)行率數(shù)據(jù)以后，如果沒(méi)有運(yùn)用這些數(shù)據(jù)做好管理，那么前面的所有工作所得到的效果就會(huì)大打折扣，所以運(yùn)用好這些稽查結(jié)果尤為重要，怎么運(yùn)用呢？
1. 分類統(tǒng)計(jì)
當(dāng)稽查出每份流程文件、會(huì)議決議的執(zhí)行率以后，可以依據(jù)責(zé)任主體進(jìn)行分類，如PMC部門下面有五份文件，那么這五份文件分別是PMC部門下面各個(gè)崗位的人員在負(fù)責(zé)執(zhí)行，只要是這些崗位沒(méi)有做好，最后都可以統(tǒng)計(jì)形成為PMC部門的執(zhí)行率，生產(chǎn)部、技術(shù)部、人事部都是如此。各個(gè)部門內(nèi)部亦可以按責(zé)任個(gè)人進(jìn)行分類，可以統(tǒng)計(jì)出每個(gè)人的執(zhí)行率，以便于部門內(nèi)部進(jìn)行責(zé)任的追究和劃分。
2. 及時(shí)公布
將分類統(tǒng)計(jì)的結(jié)果可以制作成簡(jiǎn)報(bào)，可以制作成《稽查戰(zhàn)報(bào)》。
稽查戰(zhàn)報(bào)為每周一次，將各個(gè)部門的執(zhí)行率進(jìn)行公布。及時(shí)公布就是讓所有人的目光都聚焦到事情上來(lái)。我們可以制作稽查宣傳專欄，每周在稽查宣傳專欄上進(jìn)行《稽查戰(zhàn)報(bào)》的公布，亦可以每天制作《稽查簡(jiǎn)報(bào)》，每天將稽查員在企業(yè)里面發(fā)現(xiàn)的好的和不好的都在宣傳欄里面進(jìn)行公布。懂得利用聚焦的力量，是管理的要點(diǎn)，很多人不怕你處罰批評(píng)，但怕你到宣傳欄上進(jìn)行公布，要學(xué)會(huì)用“面子”做文章。
3. 實(shí)時(shí)評(píng)估
稽查出結(jié)果以后，依據(jù)方案、流程、制度、流程卡，有突出表現(xiàn)的，要實(shí)時(shí)地進(jìn)行正激勵(lì)，做的不好的也要實(shí)時(shí)地進(jìn)行負(fù)激勵(lì)。要實(shí)時(shí)地進(jìn)行評(píng)估和評(píng)價(jià)，有獎(jiǎng)罰制度的，要實(shí)時(shí)地進(jìn)行獎(jiǎng)罰，對(duì)員工動(dòng)作當(dāng)下的行為進(jìn)行評(píng)價(jià)。獎(jiǎng)罰的總體要求是獎(jiǎng)大于罰，以體現(xiàn)稽查是幫助員工改習(xí)性的主題思想。
實(shí)時(shí)評(píng)估，讓問(wèn)題的解決回歸當(dāng)下，減少妄想心，摒棄經(jīng)驗(yàn)思維。
好了，以上是稽查管理的具體推行步驟，如果你需要本文中提到的《稽查任務(wù)書》、《整改通知書》、《稽查戰(zhàn)報(bào)》等相關(guān)附件，請(qǐng)關(guān)注朗歐企管官方微信，打開(kāi)添加朋友--選擇公眾號(hào)--輸入“朗歐企管”添加關(guān)注，關(guān)注后回復(fù)“稽查六步曲附件”就可以了。
