實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案管理方法

使用3Hmis檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案資料與數(shù)字化檔案資料集中統(tǒng)一管理，并且，實(shí)體檔案資料分布存放于不同的庫(kù)房中，數(shù)字化檔案資料則集中存放于數(shù)據(jù)中心。
對(duì)于電子文件歸檔，將電子文件的處理痕跡一并歸檔是最佳選擇，因?yàn)椋跈n案資料查閱時(shí)，可以一并了解這份文件的形成與處理過(guò)程。

1、實(shí)體檔案分布式管理
實(shí)體檔案存放于辦公室綜合檔案庫(kù)房，實(shí)體資料則可采用分布式存放的方式，在綜合檔案庫(kù)房或分布于各委員會(huì)保管，并在檔案資料管理系統(tǒng)中，通過(guò)檔案資料存放位置地圖標(biāo)識(shí)實(shí)體檔案資料的存放位置。

2、數(shù)字化檔案信息集中統(tǒng)一管理
數(shù)字化檔案資料集中在數(shù)據(jù)中心集中統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理，設(shè)立專用檔案資料服務(wù)器和備份磁盤陳列，以便于管理與利用。

3、海量數(shù)字化信息的分區(qū)存儲(chǔ)
檔案資料數(shù)字化信息，將呈快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。為了滿足這種快速增長(zhǎng)的需要，而又不會(huì)使一次性投入過(guò)大，我們提出了分區(qū)存儲(chǔ)的概念。
分區(qū)存儲(chǔ)的含義就是將數(shù)字化檔案資料信息存放在不同的磁盤分區(qū)中，我們可以在現(xiàn)有的磁盤分區(qū)快要使用完畢時(shí)，再安裝新的磁盤分區(qū)，通過(guò)簡(jiǎn)單的設(shè)置，即可將新增的檔案資料數(shù)字化信息保存到新的分區(qū)上來(lái)。

4、檔案管理分工
由辦公室負(fù)責(zé)綜合檔案管理系統(tǒng)的全面管理與維護(hù)，并承擔(dān)檔案庫(kù)的建設(shè)與相應(yīng)實(shí)體檔案的管理，各委員會(huì)可按照統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，各自負(fù)責(zé)其自有實(shí)體資料的管理及資料數(shù)字化工作。